Caso di Studio - ECM
ULSS 2 non ha in sé solo le sfide di una normale ASL nei confronti della cittadinanza, ma anche nei confronti degli altri enti pubblici, dei comuni coinvolti, della prefettura, tribunale, procura e forze dell’ordine.
Per rispondere a questa ampia gamma di diverse esigenze la struttura organizzativa è composta da: un ufficio protocollo, il distretto sud, il distretto nord, delle unità operative complesse, delle unità operative semplici e una serie di operatori e specialistici.
Per rispondere a questa ampia gamma di diverse esigenze la struttura organizzativa è composta da: un ufficio protocollo, il distretto sud, il distretto nord, delle unità operative complesse, delle unità operative semplici e una serie di operatori e specialistici.
Principali obiettivi
I principali obiettivi dell’azienda sono:
- permettere una comunicazione strutturata tra le varie strutture e persone dei distretti sanitari;
- permettere di automatizzare la gestione di pratiche in forma completamente digitale;
- permettere di controllare e migliorare l’efficacia e l’efficienza della evasione della pratica;
- mettere in collegamento la struttura centralizzata di protocollazione con l’ufficio di smistamento dei distretti;
- gestire i documenti digitali in maniera strettamente riservata;
- avere un sistema di archiviazione centrale di tutti i documenti delle pratiche e la tracciatura di ognuno;
- elaborazione di documenti digitali, firma digitale multipla, undo firma, congelamento di documenti e conservazione a norma.
Le mansioni
Alcune delle mansioni importanti da gestire riguardano:
- controllo delle richieste protocollate provenienti dagli enti esterni;
- verifica del direttore del distretto;
- delega incarico alla segreteria del distretto;
- smistamento delle richieste alle unità operative complesse, alle unità operative semplici e agli operatori/specialisti;
- ricerche e verifiche di job specialistici, documenti e pratiche passate;
- redazione di relazioni con relativa firma (nel rispetto delle norme definite e del documento CAD);
- invio secondo il percorso inverso fino al direttore del distretto;
- protocollazione
- spedizione relazioni agli enti esterno;
- conservazione a dorma pratica e documenti fascicolati (nel rispetto delle norme definite e del documento CAD).
La nostra soluzione
Grazie alla nostra soluzione di Enterprise Content Management, gli obiettivi preposti dall’ULSS 2 sono:
- creare e gestire un repository unico della documentazione dei distretti sanitari;
- permettere la consultazione dei documenti agli operatori dei distretti secondo coni di visibilità definiti dai ruoli mediante la partecipazione alla gestione delle pratiche;
- gestire i documenti strettamente riservati;
- creazione (in parallelo alla gestione della pratica mediante un motore di workflow) del fascicolo digitale del cittadino;
- elaborazione digitale dei documenti: firma digitale multipla, undo firma, congelamento dei documenti e conservazione a norma;
- avere un accesso a ruoli e un sistema di single sign on;
- classificare i documenti in tipologie: documenti in ingresso, comunicazioni interne, comunicazioni verso l’esterno e relazioni.