ULSS 2 non ha in sé solo le sfide di una normale ASL nei confronti della cittadinanza, ma anche nei confronti degli altri enti pubblici, dei comuni coinvolti, della prefettura, tribunale, procura e forze dell’ordine.

Per rispondere a questa ampia gamma di diverse esigenze la struttura organizzativa è composta da: un ufficio protocollo, il distretto sud, il distretto nord, delle unità operative complesse, delle unità operative semplici e una serie di operatori e specialistici.

Principali obiettivi

I principali obiettivi dell’azienda sono:
  • permettere una comunicazione strutturata tra le varie strutture e persone dei distretti sanitari;
  • permettere di automatizzare la gestione di pratiche in forma completamente digitale;
  • permettere di controllare e migliorare l’efficacia e l’efficienza della evasione della pratica;
  • mettere in collegamento la struttura centralizzata di protocollazione con l’ufficio di smistamento dei distretti;
  • gestire i documenti digitali in maniera strettamente riservata;
  • avere un sistema di archiviazione centrale di tutti i documenti delle pratiche e la tracciatura di ognuno;
  • elaborazione di documenti digitali, firma digitale multipla, undo firma, congelamento di documenti e conservazione a norma.

Le mansioni

Alcune delle mansioni importanti da gestire riguardano:
  • controllo delle richieste protocollate provenienti dagli enti esterni;
  • verifica del direttore del distretto;
  • delega incarico alla segreteria del distretto;
  • smistamento delle richieste alle unità operative complesse, alle unità operative semplici e agli operatori/specialisti;
  • ricerche e verifiche di job specialistici, documenti e pratiche passate;
  • redazione di relazioni con relativa firma (nel rispetto delle norme definite e del documento CAD);
  • invio secondo il percorso inverso fino al direttore del distretto;
  • protocollazione
  • spedizione relazioni agli enti esterno;
  • conservazione a dorma pratica e documenti fascicolati (nel rispetto delle norme definite e del documento CAD).

La nostra soluzione

Grazie alla nostra soluzione di Enterprise Content Management, gli obiettivi preposti dall’ULSS 2 sono:
  • creare e gestire un repository unico della documentazione dei distretti sanitari;
  • permettere la consultazione dei documenti agli operatori dei distretti secondo coni di visibilità definiti dai ruoli mediante la partecipazione alla gestione delle pratiche;
  • gestire i documenti strettamente  riservati;
  • creazione (in parallelo alla gestione della pratica mediante un motore di workflow) del fascicolo digitale del cittadino;
  • elaborazione digitale dei documenti: firma digitale multipla, undo firma, congelamento dei documenti e conservazione a norma;
  • avere un accesso a ruoli e un sistema di single sign on;
  • classificare i documenti in tipologie: documenti in ingresso, comunicazioni interne, comunicazioni verso l’esterno e relazioni.